Sudet Salibandy ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 28.03.2018

1. Rekisterinpitäjä

Sudet Salibandy ry, Savonkatu 23 45100 Kouvola, Y-tunnus: 2810243-9, Pankkiyhteys: IBAN FI52 5750 0120 0956 83 SWIFT OKOYFIHH

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Juha Tenhonen, juha.tenhonen@sudet.fi, 040 132 8010

3. Rekisterin nimi

Sudet Salibandy ry jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Sudet Salibandy ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet, vakuutusasioiden hoito

• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu seuran ja joukkueiden toimihenkilöiden (esim. joukkueenjohtaja, valmentaja) osalta Sudet Salibandy ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Sudet Salibandy ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Sudet Salibandy ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Valokuvausta varten kerätään erilliseen rekisteriin tietoja (Joukkueen nimi, Pelaajan etunimi, Pelaajan sukunimi, huoltajan sähköposti ja puhelinnumero) • Tiedot osallistumisesta seuran toimintaan (esim. keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin)

• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan • Markkinointilupa • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

• Alaikäisen jäsenen osalta: • Syntymäaika ja sukupuoli pelaajalisenssiä varten • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Tiedot osallistumisesta seuran toimintaan (esim. treeni- ja ottelutapahtumiin)

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Markkinointilupa • Laskuihin liittyvät tiedot • Valokuva • Tiedot osallistumisesta seuran toimintaan (esim. keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Sudet Salibandy ry:lle. Tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa ja tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, yhteistyön ja kirjanpidon kannalta.

• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, yhteistyön ja kirjanpidon kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin, yhteistyön ja kirjanpidon kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

sudetsalibandy.fi -verkkosivuston tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. sudetsalibandy.fi – verkkosivuston sisältämät tiedot on tietokantavarmennettu vahvalla salauksella. sudetsalibandy.fi -palvelun ylläpitoon pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Evästekäytäntö

sudetsalibandy.fi verkkosivusto käyttää evästeitä sivuston personoinnissa ja liikenteen analysoinnissa. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön.

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Evästeiden avulla voimme lisäksi kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, kenen mainostajan ilmoituksia käyttäjä on sivullamme nähnyt ja klikannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä sekä mikä on käyttäjän päätelaitteen IP-osoite ja mahdollinen sarjanumero. Evästeet myös mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.

Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai virusten levittämiseen.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden tai muiden tekniikoiden avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä antanut. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö ja kunkin palvelun rekisteriseloste huomioon ottaen voidaan evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla saatua tietoa liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin